چارچوب جامع و اجرایی آنبوردینگ
۱. پیش از ورود نیروی جدید (Preboarding)
- تجربه کارمند از لحظه نهایی شدن همکاری آغاز میشود.
- اقدامات اداری و کنترلی
- بررسی بکگراند کارمند (در صورت نیاز)
- دریافت مدارک و اطلاعات تکمیلی
- تنظیم و بایگانی قرارداد
- آمادهسازی دسترسی به سامانههای اداری
- ثبت اطلاعات حقوق و مزایا
- اقدامات ارتباطی و فرهنگی
- ارسال ایمیل خوشامدگویی
- ارائه اطلاعات کامل درباره شرکت
- توضیح مزایا و خدمات سازمان
- ارسال دفترچه راهنمای شرکت
- معرفی مدیران و واحدهای سازمانی
- اطلاعرسانی رسمی به تیم
- آمادهسازی تیم برای پذیرش نیروی جدید
- اقدامات زیرساختی
- آمادهسازی فضای کار و میز
- مهیا کردن وسایل و ابزارهای مورد نیاز
- فعالسازی ایمیل و نرمافزارهای کاری
- ارائه دسترسیهای لازم به سامانهها
- هماهنگی با فناوری اطلاعات جهت استقرار کامل
- این مرحله پایهگذار اولین تصویر ذهنی فرد از سازمان است.
۲. بسته خوشامدگویی؛ تجربهسازی هدفمند
- تحویل بسته خوشامدگویی الزاماً محدود به روز اول نیست.
- بر اساس فرهنگ سازمانی، این بسته میتواند پیش از حضور فرد از طریق پیک یا پست ارسال شود.
محتوای پیشنهادی بسته:
- معرفی شرکت و تاریخچه آن
- راهنمای کامل شرایط همکاری
- توضیح مزایا
- اطلاعات تماس مدیران و همتیمیها
- شمارههای اضطراری
- در شرکتهای فناوری، اقلام کاربردی مانند تجهیزات جانبی، ابزارهای دیجیتال یا حتی لپتاپ میتواند در این بسته قرار گیرد.
- در شرایط خاص مانند دوران کرونا، افزودن اقلام بهداشتی نیز میتواند پیام توجه سازمان به سلامت کارکنان را منتقل کند.
- بسته خوشامد صرفاً یک هدیه نیست؛ بخشی از استراتژی تجربه کارمند است.
۳. روز اول؛ مدیریت ابهام و ایجاد تعلق
- روز اول باید سه هدف اصلی را محقق کند:
- کاهش ابهام
- ایجاد حس پذیرش
- شفافسازی انتظارات
اقدامات کلیدی:
- معرفی مأموریت، چشمانداز و ساختار سازمان
- تور شرکتگردی
- معرفی فرد تازه استخدام شده به گروه
- ترتیب دادن جلسات یکبهیک
- جلسه با مدیران مرتبط
- بیان انتظارات از فرد
- توضیح دقیق شرح وظایف و KPI ها
- دعوت به شرکت در جلسات تیمی
- واگذاری نخستین پروژه یا مسئولیت مشخص
- واگذاری اولین پروژه، نقش مهمی در ایجاد حس اعتماد و مشارکت دارد.
۴. روشهای انتقال اطلاعات
- انتقال اطلاعات باید مرحلهای و هدفمند باشد.
روشهای پیشنهادی:
- ارائه فلش سازمانی شامل اطلاعات هفته اول
- ارسال آییننامهها از طریق ایمیل
- ارسال لینک محتوا از طریق پیامک
- ارائه محتوای تصویری توسط مدیرعامل یا مدیران ارشد
- برگزاری وبینار یا کلاسهای مجازی معرفی سازمان
- ارائه کتابچه راهنمای شرکت
- توزیع مرحلهای اطلاعات از فرسودگی ذهنی جلوگیری میکند.
۵. آنبوردینگ در مدل ریموت
- در مدل دورکاری، ارتباط باید طراحیشده باشد.
- تماس ویدیویی منظم در هفته اول
- جلسات آشنایی با مدیران
- تعریف OKR شفاف
- برنامه 30/60/90 روزه
- تحویل تجهیزات و راهنمای نصب
- تعاملهای غیررسمی مجازی
- عدم طراحی ارتباط در ریموت میتواند منجر به انزوای سازمانی شود.
۶. آنبوردینگ بهعنوان فرآیند ۹۰ روزه
- آنبوردینگ یک رویداد یکروزه نیست.
شامل:
- جلسه ارزیابی پایان ماه اول
- بازخورد دوطرفه
- بررسی میزان تحقق اهداف
- بهروزرسانی برنامه آموزشی
- ارزیابی پیشرفت سهماهه
- دریافت بازخورد از کارمند جدید
۷. چکلیست اداری؛ پایهای ضروری
- قرارداد و NDA
- سیاستهای امنیت و تعارض منافع
- بایگانی مستندات
- ارگونومی محیط کار
- چکلیستها لازماند اما کافی نیستند.
۸. مهمترین ریسک استقرار
اگر در روز اول:
- سیستم آماده نباشد
- دسترسیها ناقص باشد
- ابزارها مهیا نباشد
- پشتیبانی پاسخگو نباشد
- تجربه اولیه آسیب میبیند.
ایجاد یک پکیج دیجیتال شامل راهنماها، سیاستها، فرمها و ویدئوهای آموزشی، گامی مؤثر در مسیر منابع انسانی دیجیتال است.
۹. مالک فرآیند آنبوردینگ
- واحدهای درگیر:
- منابع انسانی
- اداری
- فناوری اطلاعات
- پشتیبانی
- مدیر مستقیم
مدل پیشنهادی:
- منابع انسانی: طراحی و سیاستگذاری
- مدیر مستقیم: اجرا و پیگیری عملکرد
- IT: تضمین زیرساخت
- تیم: حمایت و پذیرش
- بدون تعیین مالک مشخص، فرآیند پراکنده و کماثر خواهد بود.
جمعبندی نهایی
آنبوردینگ موفق ترکیبی است از:
- برنامهریزی ساختاریافته
- هماهنگی بین واحدها
- آمادگی زیرساخت
- شفافیت نقش
- حمایت مدیریتی
- پیگیری مستمر
سازمانهایی که آنبوردینگ را بهعنوان یک سرمایهگذاری استراتژیک در نظر میگیرند، نهتنها بهرهوری نیروی انسانی را تسریع میکنند، بلکه هزینههای خروج زودهنگام و استخدام مجدد را نیز کاهش میدهند و برند کارفرمایی خود را تقویت میکنند.
